1. Продумайте пути отступления до покупки

Это важный момент, о котором часто забывают и который часто не нравится обсуждать поставщикам программного обеспечения. Вам нужно знать, в каком формате ваши данные будут на выходе. Чем стандартнее формат файла, тем лучше. Удобнее всего использовать пакеты, работающие на основе Microsoft SQL, поскольку SQL широко распространена, и вы без труда найдете программистов, которые смогут подготовить ваши файлы для другого ПО в случае необходимости. Большинство крупных провайдеров, хотя и не все, используют SQL, а более мелкие провайдеры могут использовать бесплатное ПО или проприетарные базы данных, которые трудно конвертировать в другие форматы. Всегда спрашивайте, в каком формате ваши данные будут на выходе, а также узнайте, будет ли взиматься плата за возврат данных. Некоторые провайдеры намеренно как можно сильнее усложняют процесс перехода на другое ПО, начиная с взимания высокой платы за возврат данных и заканчивая возвратом данных в устаревшем формате, несовместимом с новым ПО. Так что пути отступления нужно просчитывать еще до покупки. Не думайте, что выбор определенного ПО – это брак на всю жизнь. Со временем вы можете вырасти из него или просто понять, что этот продукт вам не подходит.

2. Узнайте о предлагаемых пакетах поддержки

Если вы покупаете действительно стоящий продукт, и он достаточно мощный, достаточно сложный и достаточно персонализируемый, то в процессе его использования, а также расширения и совершенствования вашего бизнеса вам постоянно будет требоваться поддержка ПО. Покупатели программного обеспечения никогда не хотят об этом задумываться. Продавцы хотят занизить стоимость продукта в их глазах, а покупатели хотят купить продукт под ключ и больше не платить, однако это невозможно. Системы, работающие с вашим ​​бизнесом, можно корректировать, настраивать и регулировать и таким образом постоянно совершенствовать ваш ​​бизнес. Это не статический процесс. Вы должны узнать о доступных пакетах поддержки и регулярно (в идеале – ежемесячно) встречаться с вашим поставщиком программного обеспечения для оптимизации и ускорения работы системы. Постоянное совершенствование и развитие системы многократно окупит ваши расходы на консультационные услуги. Основными расходами Вашей компании всегда будут расходы на сотрудников, а не расходы на ПО. Так что сосредоточьтесь на повышении эффективности и сокращении трудозатрат (как в человеко-часах, так и в стоимостном выражении), и в итоге вы заработаете намного больше. Покупатели, пытающиеся сэкономить на программном обеспечении, часто сталкиваются с техническими проблемами, используют системы не в полной мере и так и не достигают экономической эффективности, которую могли бы достичь, если бы постоянно боролись с неэффективными процессами в своих компаниях.

3. Углубитесь в детали

Самые передовые компании составляют техническое задание с описанием функций, которые они хотели бы видеть в своем ПО, а продавцы в ответ готовят свои технические предложения. Лучшие провайдеры, в отличие слабых поставщиков, с радостью готовы участвовать в таком сравнении.

4. Попросите ваших потенциальных поставщиков оценить своих конкурентов

Хорошие поставщики обычно знают рынок и знают, в чем они хороши, а в чем не очень. Попросите их назвать сильные и слабые стороны своих конкурентов. Так вы сможете быстро узнать, каких конкурентов они уважают, а каких считают откровенно слабыми.

5. Узнайте цифры

Узнайте, как долго провайдер находится на рынке. Начинать развивать компанию- провайдера ПО и конкурировать с компаниями, имеющими зрелые продукты, очень трудно. На развитие зрелых продуктов обычно уже было потрачено с десяток, если не больше, лет времени и столько же миллионов долларов. Узнайте, скольких клиентов обслуживают ваши провайдеры. У провайдеров с широкой клиентской базой больше разработчиков, и они быстрее развиваются, а у небольших провайдеров не хватает на это ресурсов. Узнайте, сколько штатных сотрудников у каждого из поставщиков. Если их пять, стоит подумать дважды – с таким маленьким штатом почти невозможно обеспечить поддержку и развитие.

6. Поработайте с продуктом

Попросите продавцов предоставить готовую копию программного обеспечения. Самый безопасный способ оценить ПО – это поработать с реальным продуктом в реальных условиях.

7. Не покупайтесь на фразу «У нас нет этой функции, но мы разработаем ее для вас (если вы подпишете с нами договор)»

Так поступают компании, не имеющие полноценной продукции, пытаясь получить сделку. Многие клиенты ведутся на эту уловку и думают, что такая компания лучше. Но не все то золото, что блестит. Если компания для каждого клиента разрабатывает индивидуальный продукт, она не может уделять достаточно времени разработке новых функций, полезных для всех клиентов. Продукт, изготовленный на заказ, требует более высоких затрат на техническое обслуживание, и лучшие компании скорее постараются предоставить возможность индивидуальной настройки их пакета программного обеспечения вам, чем будут пытаться создавать для вас особые формы отчетов и функции. Вы можете чувствовать себя окруженными вниманием в тот период, когда компания пытается склонить вас к подписанию договора, но как только вы станете ее клиентом, сотрудники начнут заниматься очередным «индивидуальным» проектом для нового клиента, и со временем ваши потребности перестанут удовлетворяться. Это скользкая дорожка, которую лучшие компании-разработчики избегают.

Важен ли функционал? Конечно. Но не забывайте и о других важных факторах, которые необходимо учитывать при инвестировании в программное обеспечение для вашего издательства.